ReachOne

ビズリーチのイマとこれから

年末調整を少しでもスムーズに。毎年改善を続ける労務の取り組み

こんにちは、Reach One編集部の冨里です。

皆さん、今年の年末調整はお済みでしょうか。ビズリーチでは、過去年末調整の申告書を紙で作成していましたが、この数年でいろいろと試行錯誤しながら最適な形を模索してきました。

昨年と今年の年末調整業務の改善で中心的役割を果たした労務グループの荒井と佐々木に、年末調整のシステム化に至った背景や今後労務が推進していきたいことについてインタビューしました。

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(右)荒井 裕平/Yuhei Arai
学習院大学卒業後、大学職員として大学事務・広報に携わる。その後、社会保険労務士の資格を取得し、社労士事務所、IT企業を経て、2018年2月にビズリーチへ入社。特定社会保険労務士。

(左)佐々木 一哉/Kazuya Sasaki
明治大学卒業。新卒で不動産ベンチャーに入社。リーマンショックを機に大手エンジニア派遣会社へ転職。人事として約10年勤務した後、2019年8月にビズリーチへ入社。

社員が急速に増加するビズリーチの「労務」

ーまず、お二人が所属する労務グループは、具体的にどのような業務を担当しているのか教えてください。

佐々木:いわゆる「労務」で、具体的には給与計算、年末調整、入退社の手続き、社員の安全衛生管理、社会保険などの各種手続き、障がい者雇用関係など、労務全般を行っています。その他、必要に応じて他の部署と連携してプロジェクトを立ち上げることもあります。

荒井:メンバーは社員9名、派遣スタッフ3名の合計12名体制です。この3年で、人数は倍近くに増えました。社労士事務所とも連携していて、給与計算や年末調整などについて協力いただいています。 会社の規模拡大に伴い、社員も急速に増加しているので、ビズリーチの労務は柔軟な対応が求められることが多いのが特徴だと思います。

会社のフェーズに合わせて年末調整の仕組みをアップデート

ービズリーチでは、この2、3年で年末調整の申請方法が変化していますよね。どのように変わってきたのか、詳しく教えてください。

荒井:創業からしばらくは自分で申告書に手書きで記入し、必要書類をそろえたうえで提出していたのですが、申告書の書き方が分からない、書くことが多くて手間がかかるなどの声が多かったため、社労士の方に会社に来ていただいていました。

2017年までは、社労士の方が1週間ほど社内の会議室に常駐し、そこに住宅ローンや社会保険の控除証明書、印鑑など必要なものを持っていくと、社労士の方が一緒に申告書を書いてその場で手続きを終わらせるというフローでした。

佐々木:自分で記入した申告書を、最終的に社労士の方が漏れや間違いがないかチェックするといった企業はあると思うのですが、ビズリーチのように社労士の方が一緒に申告書を書いてくれるというのは、かなり珍しいと思います。

荒井:私も最初は親切で手厚い対応だなとびっくりしました。社員の負担を減らそうという会社の思いを感じました。ただ、会社が大きくなり年末調整の対象者が1,000人を超える規模になると難しい部分も出てきたんです。社労士事務所も手取り足取りの対応をするには人手が足りなくなってきましたし、コストもかなりかかっていました。改善が必要な段階でした。

そこで、2018年からはシステムを導入し、手書きの申告書を電子化して、社員自ら入力して手続きを済ませるフローへと変更しました。申請後の処理にかかる時間が大幅に削減されましたし、申請する側も決まった期間に時間をとって会議室で作業をする必要がないので、好きなタイミングで申請できるメリットがあります。申告書の記入も、システムにはガイドやヘルプ機能がついているので、手書きで記入するよりもかなり分かりやすく、社員の負担も最小限にできたと思います。

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ー年末調整のシステム化にあたって、大変だったことはありますか?

荒井:年末調整システム導入が決まったのが2018年10月で、その年の年末調整から導入を開始したので、準備期間が実質2~3週間ととにかく短かくて大変でしたね。さらに、これまで年末調整後に発行する源泉徴収票を上長からメンバーに紙で直接渡していたのですが、センシティブな個人情報なので管理する上長の負担になっているという声もあり、年末調整をシステム化するタイミングで源泉徴収票の電子化も同時に進めたんです。

ーそれはかなりハードですね。

正直、よく間に合ったなと思います(笑)。チーム一丸となって迅速に動きましたし、他の部署の方にも協力していただけたのが、大きな力になりました。

ーみんなで力を合わせたからこその結果なのですね。他の部署の方にはどのようなことについて協力してもらったのですか?

荒井:システムの利用マニュアルを作成した後、全社員にリリースする前に、人事や総務の社員に確認してもらい分かりにくいところを指摘してもらったり、実際にマニュアル通りに入力してもらうことで問題を見つけ改善しました。

システム化にあたって一番気を遣ったのが、社員の皆さんが自分で申告書を作成する際に、どれだけ分かりやすくできるかということです。今までは社労士の方にサポートしていただいていたので、申告書の作成が初めてという社員も少なくありませんでした。

それを踏まえて、マニュアルを作る際には、書類の説明や生命保険の控除証明書の見方など、基本的なところから丁寧に説明し、表現にもこだわりました。事前に実際に試してもらったことで、効率よく分かりやすいマニュアルが作成できたと思います。

社員も労務メンバーの負荷もどちらも減らしていく

ー今年は年末調整をシステム化して2年目になりますが、変化はありましたか?

佐々木:昨年はシステム化して初めての年末調整だったので計画が立てづらかったのですが、今年は昨年のデータがあり課題が明確になっていたので、改善策を練りながら戦略的に進めることができました。

ー例えばどのような課題があったのですか?

佐々木:年末調整の一番の課題は、「社員の方にいかに期日までに申告をしてもらうか」ということなんですね。そのために、どのようにリマインドの連絡をするかが重要になってきます。

荒井:リマインドの連絡は基本的にslackのbotを使っていますが、昨年は提出が少ないからbotを作ろうといった、場当たり的な部分がありました。今年は、昨年のデータを元に効率的な方法を検討し、事前にリマインド連絡の予定を立てました。

この時期に提出率が〇%以下ならリマインドを送る、この時期になってもまだ提出していない人には、本人だけでなく上長やチームのメンバーにも連絡して声をかけてもらうといったところまで、かなり細かな計画を立てましたよね。

佐々木:そうですね。結果として提出率が、昨年の同じ時期に95.5%だったものが、今年はすでに99.0%と成果が出ているので、来年は今年のデータを元にさらに効果的な戦略を練っていきたいと思います。

ーその他、年末調整をスムーズに進めるために工夫していることはありますか?

佐々木:昨年から、年末調整に関する専用のslackチャンネルを作って、問い合わせを一元管理したことも良かったと思います。

専用チャンネルに年末調整に関わるメンバーが全員入ることで、どのような問い合わせがきているかが共有しやすくなりメンバー全員で回答できるので、負担が一人に偏ることがなくなりました。

荒井:社員からの問い合わせも減りましたよね。昨年は年末調整の内容に関する問い合わせが多かったんですけれど、昨年の経験で疑問が解決された人が多いようです。

佐々木:準備する側も、申請する側も1年での成長を感じますよね。みんなしっかり期間に合わせて提出してくれているので、年末調整の作業を前倒しに進められていて助かっています。

ー年末調整は、少し面倒だなと思う作業ですが、労務の方の改善と社員皆さんの協力で年々進化していると実感しています。今後、実現していきたいことはありますか?

佐々木:やればやるほど改善できるところは見えてくると思うので、翌年には反映して、さらに提出がラクになる方法を探っていきたいと思っています。例えば、提出書類に漏れがないかをもっと確実にチェックする方法を考えたり、産休などで休職している場合はセキュリティの問題があってまだ紙の申請書を利用しているので、そういった方もクラウドで対応できたらいいなと思います。

荒井:個人的には、基本的な内容の問い合わせをすべてbotで回答できるようにできたらと思います。労務の負担を減らせるだけでなく、問い合わせる社員の方も気軽にすぐに必要な情報が手に入るので、お互いにとっていいですよね。各プロダクトだけではなく、コーポレートの細かな作業の自動化や効率化を進めていければと思います。

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新しい施策にトライし続ける

ー年末調整以外にも実行している新しい取り組みはありますか?

荒井:はい、自社で開発している従業員データベースの「HRMOS CORE」の活用を進めています。社員に関するさまざまな情報を一元管理していて、例えば外国人社員のビザ更新や契約社員の契約更新のタイミングに合わせて労務担当にリマインドを送る期日管理など、細かい点ですがいろいろと効率化を進めています。

労務って保守的なイメージをもっている方も多いと思うんですが、ビズリーチの労務は、オペレーションを回すことだけでなく、プラスして今よりいいものをという意識が強いので、新しい施策を始めやすいのがいいと思っています。

佐々木:そうですね。私も荒井もビズリーチへの入社を決めた理由は、主体的に新しいことができそうな環境だと感じた部分も大きかったですし、他のメンバーも現状で満足せずどんどん改善していきたいという気持ちをもっている方が集まっています。

荒井:昨年は年末調整のシステム化でいっぱいいっぱいで、なかなか新しいことができませんでしたが、今年は落ち着いたのでオペレーションの改善まで考えられるようになりました。余裕ができてきた分、今後もさらに新しいことを始めていきたいです。

佐々木:いろいろな改善をして、ビズリーチで働く皆さんの負担を減らしていきたいです。今後も進化していく予定なので、ぜひ楽しみにしていて欲しいです。

ーどうもありがとうございました!

この記事を書いたメンバー

冨里晋平/ Shinpei Tomisato


インターネット広告代理店を経て、2015年ビズリーチに入社。BtoBマーケティングや「ビズリーチ」のプロダクト企画としてサービスの戦略設計、CRMを担当。2018年8月から人事/採用マーケティンググループへ異動し、採用ブランディングやオウンドメディアの運営を担当している。